企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)方案設(shè)計

1 引言
    在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，獲取、處理和利用大量現(xiàn)代信息已成為人類社會信息處理的最緊迫任務(wù)。一個國家的經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化必須依賴于管理的現(xiàn)代化和決策的科學(xué)化。這就使辦公系統(tǒng)自動化成為當(dāng)前人類工作、生活的熱門話題。辦公自動化系統(tǒng)是一門綜合多種技術(shù)的新型學(xué)科，其技術(shù)基礎(chǔ)主要是計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和其他綜合技術(shù)。

2 系統(tǒng)總體方案設(shè)計圓
2．1 系統(tǒng)設(shè)計原則
    辦公自動化系統(tǒng)是一項重要的系統(tǒng)工程，其設(shè)計的合理性對日常的維護(hù)和未來發(fā)展起著極為重要的作用。辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計原則的確定，不僅要考慮近期目標(biāo)，還要為系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展和擴(kuò)充留有余地。設(shè)計中需要考慮各階段的情況，適應(yīng)長遠(yuǎn)發(fā)展。統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計。該系統(tǒng)應(yīng)具有良好的開放性，這種開放性靠標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)，系統(tǒng)建設(shè)基于標(biāo)準(zhǔn)的TCP／IP、HTML、 SOAP等協(xié)議實現(xiàn)。辦公自動化系統(tǒng)總體設(shè)計原則：
    (1)開放原則采用開放標(biāo)準(zhǔn)、采用開放技術(shù)、采用開放結(jié)構(gòu)、采用開放系統(tǒng)組件。
    (2)實用原則實用有效是最主要的設(shè)計目標(biāo)，設(shè)計結(jié)果能滿足需求并且行之有效。
    (3)可靠原則設(shè)計穩(wěn)定可靠，具有高M(jìn)TBF(平均無故障時間)和低MTBR(平均無故障率)，提供容錯設(shè)計，支持故障檢測和恢復(fù)，可管理性強(qiáng)。
    (4)安全原則安全措施有效可信，能夠在多個層次上實現(xiàn)安全控制。
    (5)可維護(hù)性采用面向?qū)ο蟮慕M件模式，此技術(shù)的應(yīng)用可提高系統(tǒng)的可維護(hù)性。
    (6)先進(jìn)原則設(shè)計思想先進(jìn)、軟硬件設(shè)備先進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)先進(jìn)、開發(fā)工具先進(jìn)。
    (7)靈活原則系統(tǒng)配置靈活，能夠適應(yīng)應(yīng)用和技術(shù)發(fā)展需要。
    (8)可擴(kuò)展性能夠在規(guī)模和性能兩個方向上擴(kuò)展，擴(kuò)展后的性能有大幅度提高。
2．2 系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)
    辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)是基于先進(jìn)的軟件工程實現(xiàn)，具有十分強(qiáng)大的智能辦公平臺建設(shè)功能。圖1為系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。

2．3 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計
    辦公自動化系統(tǒng)具有協(xié)同工作、公文管理、知識資源庫、生產(chǎn)流程可視化監(jiān)測、項目管理、綜合查詢、電子公告、討論區(qū)、日程管理、會議管理、計劃管理、網(wǎng)上調(diào)查、短信、電子郵件、系統(tǒng)管理等功能模塊，如圖2所示。

2．4 系統(tǒng)功能特點
    (1)采用國際標(biāo)準(zhǔn) 系統(tǒng)采用目前業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的TCP／IP通訊協(xié)議。服務(wù)器采用標(biāo)準(zhǔn)的HTML超文本協(xié)議，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器采用數(shù)據(jù)庫通訊協(xié)議及標(biāo)準(zhǔn)的SQL數(shù)據(jù)庫操作命令。系統(tǒng)可與其他任何系統(tǒng)連接。實現(xiàn)信息的共享處理。
    (2)標(biāo)準(zhǔn)B／S應(yīng)用系統(tǒng)系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)的Intemet應(yīng)用開發(fā)技術(shù)，真正實現(xiàn)客戶端零維護(hù)技術(shù)，使用瀏覽器即可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作。
    (3)大型商用數(shù)據(jù)庫技術(shù) 系統(tǒng)采用大型商用數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)，所有信息全部保存在服務(wù)器端大型數(shù)據(jù)庫。與其他采用免費數(shù)據(jù)庫的軟件系統(tǒng)相比，該系統(tǒng)具有極高的安全可靠性，可實現(xiàn)高速數(shù)據(jù)查詢與處理。
    (4)高強(qiáng)度加密 系統(tǒng)采用可靠的128位MD5加密技術(shù)處理。具有極高的安全性，非授權(quán)用戶不可能進(jìn)行非法操作。普通軟件采用用戶名與密碼對比技術(shù)來實現(xiàn)用戶認(rèn)證，稍熟悉計算機(jī)的用戶通過互聯(lián)網(wǎng)上廣泛流傳的一些黑客工具，可輕松地破解會員賬號及管理員密碼。
    (5)無縫OFFICE集成 系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)對MS OFFICE文檔的無縫集成，使用戶完全在瀏覽器上對文檔進(jìn)行編輯，操作方式同單獨使用MS OFFICE軟件一樣，實現(xiàn)文檔修改留痕、批注及讀、寫控制。系統(tǒng)應(yīng)支持WORD、EXCEL文檔、EXCEL圖表、POWERPOINT、 PROJECT項目、VISIO畫圖等OFFICE文檔格式及WPS文檔、WPS表格兩種WPS文檔格式。
    (6)手寫簽名 系統(tǒng)支持手寫簽名功能，支持市場常見的各種手寫筆、手寫板及鼠標(biāo)。
    (7)靈活的工作流 系統(tǒng)工作流可靈活定制，可順序?qū)徟?、并行會簽、混和審批。在審批過程中，具有權(quán)限的用戶可根據(jù)需要對工作流進(jìn)行跳轉(zhuǎn)、修改以及工作流業(yè)務(wù)的重定位、委托和移交。
    (8)數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)具有防復(fù)制功能，可將重要的文檔設(shè)置為防復(fù)制屬性。只能在系統(tǒng)中查看，不能進(jìn)行任何復(fù)制操作(復(fù)制／粘貼、或打印)，保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。
    (9)遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)支持遠(yuǎn)程辦公功能，客戶機(jī)可通過Internet或遠(yuǎn)程拔號進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)，經(jīng)過身份確認(rèn)后，實現(xiàn)系統(tǒng)所有功能。
    (10)通用郵件支持 系統(tǒng)可與任何標(biāo)準(zhǔn)的電子郵件系統(tǒng)集成到一起。與其他郵件系統(tǒng)進(jìn)行無縫連接。
    (11)通訊擴(kuò)展系統(tǒng)具有良好的通訊支持功能，支持RTX實時通訊及手機(jī)短信系統(tǒng)。
    (12)關(guān)系數(shù)據(jù)庫支持 系統(tǒng)與Oracle、Sybase、MS SQLServer、DBF等關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成。解決與ERP等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成與共享問題。

3 系統(tǒng)功能
3．1 協(xié)同工作
    協(xié)同工作用于處理與審批日常辦公業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文檔，支持常見各種OFFICE文檔格式。協(xié)同工作支持統(tǒng)一定制文檔模板及客戶端定制個人文檔的功能，可將常用的各種文檔格式定制為模板，在起草文檔時只需引用模板進(jìn)行修改即可。協(xié)同工作中的文檔可備份到知識資源庫模塊中永久保存。
    (1)草稿／新建事項用于新建文檔，保存文檔草稿，可引用文檔模板、設(shè)置審批流程、備份文件夾、接收人、接收部門、重要程度等信息，并可為文檔增加附件。起草的文檔保存為草稿，可隨時更新修改。
    (2)發(fā)送事項 用于將審批完成的文檔資料發(fā)送到相應(yīng)部門及相應(yīng)人，如果文檔設(shè)置為自動發(fā)送狀態(tài)，則文檔審批完成后可自動發(fā)送給相關(guān)部門及相關(guān)人。
    (3)待辦事項列出登錄用戶所有需要審批的協(xié)同文檔，用戶可打開文檔進(jìn)行相應(yīng)審批操作，并對文檔進(jìn)行添加審批意見、審批通過、返回上一級、返回流程首等審批操作，具有權(quán)限的用戶可直接修改文檔及審批流程。
    (4)已辦事項列出用戶審批過的所有文檔?？杉皶r追蹤查看文檔的審批及發(fā)送情況，可發(fā)送文檔督辦單。
    (5)流程定制可設(shè)置審批流程，流程可進(jìn)行順序?qū)徟?、并設(shè)置行會簽或混合方式?？稍O(shè)置審批流程中的文檔修改、文檔復(fù)制、流程修改的權(quán)限。
    (6)流程查看 文檔在審批過程中可用圖形方式查看流程，具有權(quán)限的用戶可修改流程。
    (7)個人模板用戶在協(xié)同工作中可創(chuàng)建個人模板，個人模板可設(shè)置使用人、使用部門、使用角色，有權(quán)限的用戶可使用創(chuàng)建好的個人模板。個人模板支持常見的8種OFFICE文檔格式。
    (8)回收站協(xié)同工作中的文檔具有回收站功能，文檔刪除后會先放入回收站，回收站中的文檔可恢復(fù)，保證用戶重要文檔不被誤刪除。
3．2 公文管理
    公文管理專用于紅頭文件的審批與管理，公文管理權(quán)限應(yīng)賦于相應(yīng)的使用部門及人員，普通用戶不能進(jìn)行操作；公文管理系統(tǒng)的操作方式與協(xié)同工作相同，公文管理模塊不支持用戶創(chuàng)建個人模板，必須使用企業(yè)規(guī)定好的正規(guī)公文格式。公文及協(xié)同工作支持修改留痕、手寫簽名及全屏批注；支持常見的6種OFFICE文檔及2種WPS文檔，支持國產(chǎn)辦公軟件，支持全面的數(shù)據(jù)防拷貝功能，可根據(jù)需要將重要文檔設(shè)置為防復(fù)制屬性，杜絕非法拷貝現(xiàn)象，保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。
3．3 知識資源庫
    系統(tǒng)提供功能強(qiáng)大的知識資源庫，每個用戶可創(chuàng)建自己的目錄樹，對文檔分類管理。文檔全部保存于服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫，用戶可在任何地方打開、處理自己的文檔。知識資源庫中包含：我的文擋、單位文檔、項目文檔、他人文檔、我的收件箱、收件箱規(guī)則、綜合查詢等模塊。
3．4 電子公告、討論區(qū)和網(wǎng)上調(diào)查
    電子公告用于發(fā)布企業(yè)各種正規(guī)的通知、通告，具有權(quán)限的用戶可發(fā)布電子公告，普通用戶可隨時上網(wǎng)查詢公告：企業(yè)論壇主要是為專家、工程技術(shù)人員提供一個網(wǎng)上技術(shù)交流、技術(shù)咨詢、命題論證、思想交流等相互切磋的環(huán)境。管理人員可在線編制網(wǎng)上調(diào)查表，普通用戶可在網(wǎng)上填寫并提交調(diào)查表。
3．5 日程和會議管理
    日程管理用于管理用戶的日程安排，可對日程安排設(shè)置提醒功能，用戶登錄后，會自動根據(jù)日程設(shè)置自動提醒用戶。會議管理用于創(chuàng)建會議計劃?？蓪h計劃發(fā)送到參會部門與參會人，系統(tǒng)可按照設(shè)置對參會人員進(jìn)行相應(yīng)提醒。
3．6 常用工具、個人設(shè)置和基礎(chǔ)設(shè)置
    常用工具包含：員工通訊錄、年歷、計算器、個人名片、短信服務(wù)、電子郵件、精彩頻道。個人設(shè)置包括：修改密碼、代理人員設(shè)置、信息轉(zhuǎn)移設(shè)置、郵件設(shè)置。基礎(chǔ)設(shè)置包含系統(tǒng)設(shè)置、組織機(jī)構(gòu)人員設(shè)置、職務(wù)級別設(shè)置、角色信息維護(hù)、角色權(quán)限沒置等模塊。
3．7 后臺管理首頁面
    管理員登錄后，可進(jìn)入后臺管理頁面，進(jìn)行系統(tǒng)管理工作。后臺首頁面具有如下功能：
    (1)基礎(chǔ)設(shè)置用于管理組織機(jī)構(gòu)、人員、角色、權(quán)限等；
    (2)應(yīng)用設(shè)置用于集中設(shè)置協(xié)同模板、公文模板、討論區(qū)、公共資源、精彩頻道等；
    (3)其他設(shè)置用于設(shè)置手機(jī)短信、郵件系統(tǒng)、實時通訊RTX、系統(tǒng)運行日志查看等。
3．8 應(yīng)用及其他設(shè)置
    應(yīng)用設(shè)置包含公文模板格式設(shè)置、協(xié)同模板格式設(shè)置、討論區(qū)設(shè)置、公共資源設(shè)置、審批意見設(shè)置、精彩頻道設(shè)置、調(diào)查問卷設(shè)計等模塊。其他設(shè)置中包含短信通知設(shè)置、郵件系統(tǒng)設(shè)置、即時通訊RTX設(shè)置、系統(tǒng)運行日志等模塊。

4 系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)
4．1 開發(fā)工具
    系統(tǒng)可采用目前最先進(jìn)的開發(fā)工具M(jìn)icrosoft Visual Studio．Net 200X實現(xiàn)。Microsoft Visual Studio．Net 200X是一套完整的開發(fā)工具，用于生成桌面和基于團(tuán)隊的企業(yè)級Web應(yīng)用程序。除了生成高性能的桌面應(yīng)用程序外，還可使用Visual Studio．Net 200X基于組件的強(qiáng)大開發(fā)工具和其他技術(shù)，簡化基于團(tuán)隊的企業(yè)級解決方案的設(shè)計、開發(fā)和部署。Visual Studio．Net 200X采用編譯執(zhí)行的方式，可避免軟件源代碼泄露，大大提高系統(tǒng)運行速度。
4．2 開發(fā)規(guī)范
    應(yīng)采用精簡的CMMI3規(guī)范，將軟件的開發(fā)分為需求開發(fā)、技術(shù)預(yù)研、系統(tǒng)設(shè)計、實現(xiàn)與測試、系統(tǒng)測試、客戶驗收、服務(wù)與維護(hù)等幾個階段，可形成開發(fā)文檔二十多種，開發(fā)模式以線性為主、以并行迭代為輔。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈_發(fā)模式可為以后的系統(tǒng)升級、維護(hù)、歸檔提供最佳資料。軟件程序設(shè)計流程如圖3所示。

5 結(jié)束語
    該設(shè)計系統(tǒng)可滿足在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理、制度執(zhí)行、文件傳達(dá)、信息溝通和信息發(fā)布。該系統(tǒng)是信息在組織內(nèi)的部門間、單位間、團(tuán)隊內(nèi)外、人員之間流轉(zhuǎn)的平臺，是組織內(nèi)人員之間溝通、請示、匯報、審批的平臺，是組織計劃管理、監(jiān)督執(zhí)行、協(xié)調(diào)事務(wù)的平臺；是知識管理的集中共享和管理平臺。該系統(tǒng)不僅可傳遞組織價值、培養(yǎng)組織文化、推廣和復(fù)制組織制度、方法，是組織整合信息孤島，提升辦公能力和執(zhí)行能力的有效信息化工具和平臺。