企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)方案設計

1 引言
    在信息技術迅速發(fā)展的今天，獲取、處理和利用大量現代信息已成為人類社會信息處理的最緊迫任務。一個國家的經濟現代化必須依賴于管理的現代化和決策的科學化。這就使辦公系統(tǒng)自動化成為當前人類工作、生活的熱門話題。辦公自動化系統(tǒng)是一門綜合多種技術的新型學科，其技術基礎主要是計算機技術、通信技術和其他綜合技術。

2 系統(tǒng)總體方案設計圓
2．1 系統(tǒng)設計原則
    辦公自動化系統(tǒng)是一項重要的系統(tǒng)工程，其設計的合理性對日常的維護和未來發(fā)展起著極為重要的作用。辦公自動化系統(tǒng)總體設計原則的確定，不僅要考慮近期目標，還要為系統(tǒng)的進一步發(fā)展和擴充留有余地。設計中需要考慮各階段的情況，適應長遠發(fā)展。統(tǒng)一規(guī)劃設計。該系統(tǒng)應具有良好的開放性，這種開放性靠標準化實現，系統(tǒng)建設基于標準的TCP／IP、HTML、 SOAP等協議實現。辦公自動化系統(tǒng)總體設計原則：
    (1)開放原則采用開放標準、采用開放技術、采用開放結構、采用開放系統(tǒng)組件。
    (2)實用原則實用有效是最主要的設計目標，設計結果能滿足需求并且行之有效。
    (3)可靠原則設計穩(wěn)定可靠，具有高MTBF(平均無故障時間)和低MTBR(平均無故障率)，提供容錯設計，支持故障檢測和恢復，可管理性強。
    (4)安全原則安全措施有效可信，能夠在多個層次上實現安全控制。
    (5)可維護性采用面向對象的組件模式，此技術的應用可提高系統(tǒng)的可維護性。
    (6)先進原則設計思想先進、軟硬件設備先進、網絡結構先進、開發(fā)工具先進。
    (7)靈活原則系統(tǒng)配置靈活，能夠適應應用和技術發(fā)展需要。
    (8)可擴展性能夠在規(guī)模和性能兩個方向上擴展，擴展后的性能有大幅度提高。
2．2 系統(tǒng)拓撲結構
    辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)是基于先進的軟件工程實現，具有十分強大的智能辦公平臺建設功能。圖1為系統(tǒng)拓撲結構。

2．3 系統(tǒng)功能模塊設計
    辦公自動化系統(tǒng)具有協同工作、公文管理、知識資源庫、生產流程可視化監(jiān)測、項目管理、綜合查詢、電子公告、討論區(qū)、日程管理、會議管理、計劃管理、網上調查、短信、電子郵件、系統(tǒng)管理等功能模塊，如圖2所示。

2．4 系統(tǒng)功能特點
    (1)采用國際標準 系統(tǒng)采用目前業(yè)界標準的TCP／IP通訊協議。服務器采用標準的HTML超文本協議，數據庫服務器采用數據庫通訊協議及標準的SQL數據庫操作命令。系統(tǒng)可與其他任何系統(tǒng)連接。實現信息的共享處理。
    (2)標準B／S應用系統(tǒng)系統(tǒng)采用標準的Intemet應用開發(fā)技術，真正實現客戶端零維護技術，使用瀏覽器即可進入系統(tǒng)進行操作。
    (3)大型商用數據庫技術 系統(tǒng)采用大型商用數據庫技術實現，所有信息全部保存在服務器端大型數據庫。與其他采用免費數據庫的軟件系統(tǒng)相比，該系統(tǒng)具有極高的安全可靠性，可實現高速數據查詢與處理。
    (4)高強度加密 系統(tǒng)采用可靠的128位MD5加密技術處理。具有極高的安全性，非授權用戶不可能進行非法操作。普通軟件采用用戶名與密碼對比技術來實現用戶認證，稍熟悉計算機的用戶通過互聯網上廣泛流傳的一些黑客工具，可輕松地破解會員賬號及管理員密碼。
    (5)無縫OFFICE集成 系統(tǒng)應實現對MS OFFICE文檔的無縫集成，使用戶完全在瀏覽器上對文檔進行編輯，操作方式同單獨使用MS OFFICE軟件一樣，實現文檔修改留痕、批注及讀、寫控制。系統(tǒng)應支持WORD、EXCEL文檔、EXCEL圖表、POWERPOINT、 PROJECT項目、VISIO畫圖等OFFICE文檔格式及WPS文檔、WPS表格兩種WPS文檔格式。
    (6)手寫簽名 系統(tǒng)支持手寫簽名功能，支持市場常見的各種手寫筆、手寫板及鼠標。
    (7)靈活的工作流 系統(tǒng)工作流可靈活定制，可順序審批、并行會簽、混和審批。在審批過程中，具有權限的用戶可根據需要對工作流進行跳轉、修改以及工作流業(yè)務的重定位、委托和移交。
    (8)數據安全系統(tǒng)具有防復制功能，可將重要的文檔設置為防復制屬性。只能在系統(tǒng)中查看，不能進行任何復制操作(復制／粘貼、或打印)，保護企業(yè)的知識產權。
    (9)遠程辦公系統(tǒng)支持遠程辦公功能，客戶機可通過Internet或遠程拔號進入辦公自動化系統(tǒng)，經過身份確認后，實現系統(tǒng)所有功能。
    (10)通用郵件支持 系統(tǒng)可與任何標準的電子郵件系統(tǒng)集成到一起。與其他郵件系統(tǒng)進行無縫連接。
    (11)通訊擴展系統(tǒng)具有良好的通訊支持功能，支持RTX實時通訊及手機短信系統(tǒng)。
    (12)關系數據庫支持 系統(tǒng)與Oracle、Sybase、MS SQLServer、DBF等關系數據庫系統(tǒng)實現無縫集成。解決與ERP等系統(tǒng)的數據集成與共享問題。

3 系統(tǒng)功能
3．1 協同工作
    協同工作用于處理與審批日常辦公業(yè)務相關的各種文檔，支持常見各種OFFICE文檔格式。協同工作支持統(tǒng)一定制文檔模板及客戶端定制個人文檔的功能，可將常用的各種文檔格式定制為模板，在起草文檔時只需引用模板進行修改即可。協同工作中的文檔可備份到知識資源庫模塊中永久保存。
    (1)草稿／新建事項用于新建文檔，保存文檔草稿，可引用文檔模板、設置審批流程、備份文件夾、接收人、接收部門、重要程度等信息，并可為文檔增加附件。起草的文檔保存為草稿，可隨時更新修改。
    (2)發(fā)送事項 用于將審批完成的文檔資料發(fā)送到相應部門及相應人，如果文檔設置為自動發(fā)送狀態(tài)，則文檔審批完成后可自動發(fā)送給相關部門及相關人。
    (3)待辦事項列出登錄用戶所有需要審批的協同文檔，用戶可打開文檔進行相應審批操作，并對文檔進行添加審批意見、審批通過、返回上一級、返回流程首等審批操作，具有權限的用戶可直接修改文檔及審批流程。
    (4)已辦事項列出用戶審批過的所有文檔。可及時追蹤查看文檔的審批及發(fā)送情況，可發(fā)送文檔督辦單。
    (5)流程定制可設置審批流程，流程可進行順序審批、并設置行會簽或混合方式。可設置審批流程中的文檔修改、文檔復制、流程修改的權限。
    (6)流程查看 文檔在審批過程中可用圖形方式查看流程，具有權限的用戶可修改流程。
    (7)個人模板用戶在協同工作中可創(chuàng)建個人模板，個人模板可設置使用人、使用部門、使用角色，有權限的用戶可使用創(chuàng)建好的個人模板。個人模板支持常見的8種OFFICE文檔格式。
    (8)回收站協同工作中的文檔具有回收站功能，文檔刪除后會先放入回收站，回收站中的文檔可恢復，保證用戶重要文檔不被誤刪除。
3．2 公文管理
    公文管理專用于紅頭文件的審批與管理，公文管理權限應賦于相應的使用部門及人員，普通用戶不能進行操作；公文管理系統(tǒng)的操作方式與協同工作相同，公文管理模塊不支持用戶創(chuàng)建個人模板，必須使用企業(yè)規(guī)定好的正規(guī)公文格式。公文及協同工作支持修改留痕、手寫簽名及全屏批注；支持常見的6種OFFICE文檔及2種WPS文檔，支持國產辦公軟件，支持全面的數據防拷貝功能，可根據需要將重要文檔設置為防復制屬性，杜絕非法拷貝現象，保護企業(yè)的知識產權。
3．3 知識資源庫
    系統(tǒng)提供功能強大的知識資源庫，每個用戶可創(chuàng)建自己的目錄樹，對文檔分類管理。文檔全部保存于服務器的數據庫，用戶可在任何地方打開、處理自己的文檔。知識資源庫中包含：我的文擋、單位文檔、項目文檔、他人文檔、我的收件箱、收件箱規(guī)則、綜合查詢等模塊。
3．4 電子公告、討論區(qū)和網上調查
    電子公告用于發(fā)布企業(yè)各種正規(guī)的通知、通告，具有權限的用戶可發(fā)布電子公告，普通用戶可隨時上網查詢公告：企業(yè)論壇主要是為專家、工程技術人員提供一個網上技術交流、技術咨詢、命題論證、思想交流等相互切磋的環(huán)境。管理人員可在線編制網上調查表，普通用戶可在網上填寫并提交調查表。
3．5 日程和會議管理
    日程管理用于管理用戶的日程安排，可對日程安排設置提醒功能，用戶登錄后，會自動根據日程設置自動提醒用戶。會議管理用于創(chuàng)建會議計劃。可將會議計劃發(fā)送到參會部門與參會人，系統(tǒng)可按照設置對參會人員進行相應提醒。
3．6 常用工具、個人設置和基礎設置
    常用工具包含：員工通訊錄、年歷、計算器、個人名片、短信服務、電子郵件、精彩頻道。個人設置包括：修改密碼、代理人員設置、信息轉移設置、郵件設置。基礎設置包含系統(tǒng)設置、組織機構人員設置、職務級別設置、角色信息維護、角色權限沒置等模塊。
3．7 后臺管理首頁面
    管理員登錄后，可進入后臺管理頁面，進行系統(tǒng)管理工作。后臺首頁面具有如下功能：
    (1)基礎設置用于管理組織機構、人員、角色、權限等；
    (2)應用設置用于集中設置協同模板、公文模板、討論區(qū)、公共資源、精彩頻道等；
    (3)其他設置用于設置手機短信、郵件系統(tǒng)、實時通訊RTX、系統(tǒng)運行日志查看等。
3．8 應用及其他設置
    應用設置包含公文模板格式設置、協同模板格式設置、討論區(qū)設置、公共資源設置、審批意見設置、精彩頻道設置、調查問卷設計等模塊。其他設置中包含短信通知設置、郵件系統(tǒng)設置、即時通訊RTX設置、系統(tǒng)運行日志等模塊。

4 系統(tǒng)開發(fā)技術
4．1 開發(fā)工具
    系統(tǒng)可采用目前最先進的開發(fā)工具Microsoft Visual Studio．Net 200X實現。Microsoft Visual Studio．Net 200X是一套完整的開發(fā)工具，用于生成桌面和基于團隊的企業(yè)級Web應用程序。除了生成高性能的桌面應用程序外，還可使用Visual Studio．Net 200X基于組件的強大開發(fā)工具和其他技術，簡化基于團隊的企業(yè)級解決方案的設計、開發(fā)和部署。Visual Studio．Net 200X采用編譯執(zhí)行的方式，可避免軟件源代碼泄露，大大提高系統(tǒng)運行速度。
4．2 開發(fā)規(guī)范
    應采用精簡的CMMI3規(guī)范，將軟件的開發(fā)分為需求開發(fā)、技術預研、系統(tǒng)設計、實現與測試、系統(tǒng)測試、客戶驗收、服務與維護等幾個階段，可形成開發(fā)文檔二十多種，開發(fā)模式以線性為主、以并行迭代為輔。嚴謹的開發(fā)模式可為以后的系統(tǒng)升級、維護、歸檔提供最佳資料。軟件程序設計流程如圖3所示。

5 結束語
    該設計系統(tǒng)可滿足在網絡環(huán)境下的管理、制度執(zhí)行、文件傳達、信息溝通和信息發(fā)布。該系統(tǒng)是信息在組織內的部門間、單位間、團隊內外、人員之間流轉的平臺，是組織內人員之間溝通、請示、匯報、審批的平臺，是組織計劃管理、監(jiān)督執(zhí)行、協調事務的平臺；是知識管理的集中共享和管理平臺。該系統(tǒng)不僅可傳遞組織價值、培養(yǎng)組織文化、推廣和復制組織制度、方法，是組織整合信息孤島，提升辦公能力和執(zhí)行能力的有效信息化工具和平臺。