通信新人，該如何寫(xiě)日?qǐng)?bào)？

大家好，我是小棗君。

今天這篇文章不討論技術(shù)，我們來(lái)聊一聊日?qǐng)?bào)的寫(xiě)作技巧。

說(shuō)到日?qǐng)?bào)，很多年輕人可能會(huì)覺(jué)得它簡(jiǎn)單——“不就是每天走個(gè)形式，發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)一下工作么”、“日?qǐng)?bào)天天寫(xiě)，領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)空看，隨便寫(xiě)寫(xiě)算了”…… 

其實(shí)，但凡是有一定職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)的人，都知道日?qǐng)?bào)的重要性。新員工往往因?yàn)楹鲆暼請(qǐng)?bào)，入職后吃大虧。

日?qǐng)?bào)并不是每天一封例行郵件那么簡(jiǎn)單。在現(xiàn)在數(shù)字化辦公的大背景下，日?qǐng)?bào)是每個(gè)人日常工作量的一種表達(dá)方式，也是和上下級(jí)以及所在團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作溝通的一個(gè)重要通道。

現(xiàn)在人們總是說(shuō)：“工作做得好，不如PPT寫(xiě)得好?！?其實(shí)，這句話也同樣適用于日?qǐng)?bào)。 

掌握良好的日?qǐng)?bào)寫(xiě)作技巧，既能夠合理展現(xiàn)自己的工作量付出，給領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)直觀的感受，也能夠幫助自己爭(zhēng)取資源，更好地完成手頭上的工作，解決遇到的問(wèn)題。

作為通信人來(lái)說(shuō)，日?qǐng)?bào)的重要性更是不容忽視。

通信行業(yè)基本上是項(xiàng)目化運(yùn)作。很多項(xiàng)目都是異地執(zhí)行。來(lái)自不同單位、不同部門(mén)的通信人，聚集在一起，組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并在團(tuán)隊(duì)中扮演各自的角色。

這里面涉及到大量的內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)工作，也涉及到N個(gè)任務(wù)和子任務(wù)的推進(jìn)。團(tuán)隊(duì)成員之間的信息溝通非常重要，跨部門(mén)跨單位之間的信息通報(bào)也非常重要。

而日?qǐng)?bào)，就是必不可少的一種例行溝通手段。

甚至有時(shí)候，某個(gè)項(xiàng)目分為多個(gè)局點(diǎn)，每個(gè)局點(diǎn)只有一名員工，就更加依賴這名員工 的日?qǐng)?bào)，才能讓外界了解現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際進(jìn)展情況。

說(shuō)了那么多日?qǐng)?bào)的重要性，那么，日?qǐng)?bào)到底應(yīng)該怎么寫(xiě)呢？

日?qǐng)?bào)分為很多種類(lèi)型，有工作日?qǐng)?bào)、學(xué)習(xí)日?qǐng)?bào)、項(xiàng)目日?qǐng)?bào)，等等。我以最常見(jiàn)的個(gè)人工作日?qǐng)?bào)為例，給大家詳細(xì)介紹。

通常來(lái)說(shuō)，工作日?qǐng)?bào)包括兩個(gè)基本板塊，分別是“當(dāng)日進(jìn)展”和“明日計(jì)劃”。

當(dāng)日進(jìn)展，就是匯報(bào)一下當(dāng)天一共做了哪些工作，分別取得了什么進(jìn)展。明日計(jì)劃，就是通報(bào)下一個(gè)工作日打算做什么工作，希望達(dá)到什么樣的目的，實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo)。

很多職場(chǎng)小白的日?qǐng)?bào)，就僅限于此了。寫(xiě)著寫(xiě)著，就變成了記流水賬： 

今日進(jìn)展：我調(diào)試了EPC。明日計(jì)劃：調(diào)試IMS。over。 

這樣的日?qǐng)?bào)顯然是不合格的，缺失了大量的內(nèi)容要素。領(lǐng)導(dǎo)看了肯定會(huì)發(fā)飆，就算不發(fā)飆也會(huì)產(chǎn)生很差的個(gè)人印象。 

一個(gè)正常的員工，至少會(huì)這么寫(xiě)： 

今天進(jìn)展： 上午我在XX的配合下，調(diào)試了XX局點(diǎn)的XX網(wǎng)元，重點(diǎn)調(diào)試了XX業(yè)務(wù)和XX局向，大部分調(diào)試工作已完成。 明日計(jì)劃：
完成XX局點(diǎn)的全部調(diào)試工作。聯(lián)系XX隨工，組織進(jìn)行對(duì)接測(cè)試。

優(yōu)秀的員工，會(huì)這么寫(xiě)： 

今日進(jìn)展： 1、上午，本人主要進(jìn)行了XX局點(diǎn)XX網(wǎng)元的基本數(shù)據(jù)配置調(diào)試，整體過(guò)程順利，已經(jīng)完成80%，預(yù)計(jì)X月X日能夠完成全部調(diào)試工作。（《XX項(xiàng)目XX局點(diǎn)任務(wù)推進(jìn)表》已更新，見(jiàn)附件1） 2、下午，本人主要進(jìn)行了XX局點(diǎn)XX網(wǎng)元的XX業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)配置調(diào)試，遇到問(wèn)題。問(wèn)題相關(guān)情況描述和日志已整理反饋后方，等待定位解決。（詳見(jiàn)《XX項(xiàng)目XX局點(diǎn)問(wèn)題跟蹤表》的sheet1，見(jiàn)附件2） 3、與客戶隨工進(jìn)行了對(duì)接測(cè)試預(yù)溝通，存在XX資源未到位的問(wèn)題，已單獨(dú)發(fā)送郵件跟蹤，請(qǐng)XX重點(diǎn)關(guān)注。 明日計(jì)劃：
1、根據(jù)XX項(xiàng)目計(jì)劃，啟動(dòng)XX聯(lián)調(diào)，已提前和干系人溝通。 2、跟蹤XX問(wèn)題的解決進(jìn)展。 ……

大家可以看到，日?qǐng)?bào)的幾個(gè)重要注意事項(xiàng)： 1、文字表述要足夠清晰，不說(shuō)廢話，避免長(zhǎng)篇大論。 2、避免偷懶，該有的關(guān)鍵信息不能少，要給全。 3、不僅要說(shuō)明白自己做了什么，還要介紹和你有關(guān)系的任務(wù)目前是什么進(jìn)展。 4、你是否遇到了問(wèn)題，問(wèn)題的進(jìn)展如何。 

優(yōu)秀日?qǐng)?bào)范例中，提到了《任務(wù)推進(jìn)表》和《問(wèn)題跟蹤表》。 

實(shí)際上，這些表格是工程項(xiàng)目日?qǐng)?bào)的重要組成部分。每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，手上都會(huì)有這樣的表格。之所以我在個(gè)人日?qǐng)?bào)中也有提到，其實(shí)就是希望每個(gè)人把手頭上的工作當(dāng)作“子項(xiàng)目”來(lái)看待，用項(xiàng)目管理的態(tài)度來(lái)對(duì)待。 

在日?qǐng)?bào)中合理使用附件表格，或者將表格直接粘貼在日?qǐng)?bào)中，是一種非常有效的內(nèi)容表現(xiàn)形式。 

正所謂“字不如表，表不如圖”。 適當(dāng)使 用圖表，會(huì)讓日?qǐng)?bào)更加引人注目。不是為了好看，而是為了讓關(guān)鍵人物能夠更高效地看到關(guān)鍵信息。 

以《問(wèn)題跟蹤表》為例，我們每天的工作都會(huì)遇到大量的問(wèn)題，有的是技術(shù)問(wèn)題，有的是資源協(xié)調(diào)問(wèn)題。這些問(wèn)題大部分都有專(zhuān)門(mén)的郵件進(jìn)行跟蹤。如果所有郵件都直接抄送領(lǐng)導(dǎo)，一是會(huì)打擾領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，二是會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)無(wú)意中忽視。 

在日?qǐng)?bào)中進(jìn)行匯總整理和報(bào)告，顯然更為合適。 

匯總跟蹤，也方便項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)識(shí)別潛在的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。 

除了表之外，還有圖。大家如果學(xué)過(guò)項(xiàng)目管理的話，應(yīng)該知道，項(xiàng)目一般都有一個(gè)甘特圖。在項(xiàng)目日?qǐng)?bào)中，都會(huì)附上這個(gè)甘特圖。它主要是采用條狀圖來(lái)顯示項(xiàng)目進(jìn)度，非常直觀。 個(gè)人日?qǐng)?bào)其實(shí)也是可以考慮增加甘特圖等示意圖的。 

此外，日?qǐng)?bào)還有一個(gè)小技巧：當(dāng)你的日?qǐng)?bào)內(nèi)容較多的時(shí)候，為了突出關(guān)鍵信息，建議對(duì)重點(diǎn)文字進(jìn)行 加粗標(biāo)紅 。這樣可以方便閱讀者第一時(shí)間看到重要的內(nèi)容。

或者，你干脆可以在郵件的最開(kāi)頭，加上一個(gè)“重點(diǎn)關(guān)注”板塊，把所有需要關(guān)注的內(nèi)容，寫(xiě)一個(gè)摘要，放在這個(gè)板塊，也可以起到吸引領(lǐng)導(dǎo)和干系人關(guān)注的作用。

說(shuō)來(lái)說(shuō)去，你的目的在于，如何讓閱讀者能夠快速捕捉到你想展示的重要信息。

除了工作相關(guān)的內(nèi)容之外，日?qǐng)?bào)還可以附加其它內(nèi)容。 

例如，如果你是一個(gè)新員工，那可以附加一個(gè)“學(xué)習(xí)進(jìn)展”板塊。這里面重點(diǎn)寫(xiě)寫(xiě)自己的學(xué)習(xí)進(jìn)度、學(xué)習(xí)心得和體會(huì)，甚至可以把自己的經(jīng)驗(yàn)寫(xiě)成文檔，作為附件附上去。一定會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)和師傅刮目相看。 

如果你是去現(xiàn)場(chǎng)支持的專(zhuān)家，很可能還有在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行技能轉(zhuǎn)移的職責(zé)，也就是“以師帶徒”的義務(wù)。你就可以增加一個(gè)“OJT（On the Job Training）培訓(xùn)進(jìn)展”板塊。在這里重點(diǎn)介紹一下當(dāng)天做了哪些培訓(xùn)，效果如何，徒弟目前的水平如何，等等。

總而言之，個(gè)人的工作量都需要盡量在日?qǐng)?bào)中有所體現(xiàn)。小棗君并不是倡導(dǎo)做表面文章，但是目前職場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)之下，把自己的工作量說(shuō)明白，并不是一件可恥的事情。會(huì)叫的孩子有奶喝，你別瞎吹亂編就行。 

說(shuō)完日?qǐng)?bào)的正文，我再來(lái)說(shuō)說(shuō)日?qǐng)?bào)的標(biāo)題和郵件群組。

簡(jiǎn)單的東西，往往被人忽視。很多人的日?qǐng)?bào)標(biāo)題，就四個(gè)字——“工作日?qǐng)?bào)”。 

他就沒(méi)想過(guò)，一個(gè)100人部門(mén)的部長(zhǎng)，一天如果收到100封標(biāo)題都是“工作日?qǐng)?bào)”的郵件，該作何感想？一個(gè)月下來(lái)，又該作何感想？ 

顯然應(yīng)該把關(guān)鍵信息寫(xiě)進(jìn)標(biāo)題啊。日?qǐng)?bào)標(biāo)題的正確寫(xiě)法，至少應(yīng)該是這樣：

XX部門(mén)XX科室XXX（姓名）_XXX項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)工作日?qǐng)?bào)_XX年XX月XX日 

如果日?qǐng)?bào)中有重要問(wèn)題需要關(guān)注，建議在標(biāo)題末尾補(bǔ)充，進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。例如 （XX問(wèn)題尚未解決，請(qǐng)XXX重點(diǎn)關(guān)注?。?/span> 

現(xiàn)在每天都是茫茫郵件海洋，你不動(dòng)點(diǎn)腦筋，日?qǐng)?bào)當(dāng)然沒(méi)人看，你的問(wèn)題也無(wú)法得到關(guān)注和解決，你想要的資源也就連影子都不會(huì)有。 

群組 也是很有學(xué)問(wèn)的。

一般來(lái)說(shuō)，通信項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)牽涉到大量的角色，例如自己部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和同事、兄弟部門(mén)（營(yíng)銷(xiāo)、市場(chǎng)、研發(fā)、工程）的領(lǐng)導(dǎo)和同事、當(dāng)?shù)剞k事處的領(lǐng)導(dǎo)和同事、客戶的領(lǐng)導(dǎo)和隨工、合作方的員工，等等。

郵件群組，既不能多，也不能少。發(fā)給不該發(fā)的人，會(huì)涉及到信息安全。漏發(fā)了人，會(huì)影響工作效率，也會(huì)影響資源協(xié)調(diào)，甚至耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。

發(fā)錯(cuò)對(duì)象的話，就更麻煩了，很多內(nèi)部信息被泄露，很可能影響你們團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部關(guān)系，也會(huì)影響你們部門(mén)和其它部門(mén)的利益博弈。

總而言之，郵件群組是非常關(guān)鍵且敏感的，一定要再三檢查和確認(rèn)，也要及時(shí)進(jìn)行更新。

一般來(lái)說(shuō)，日?qǐng)?bào)主送給自己的直接領(lǐng)導(dǎo)，還有項(xiàng)目經(jīng)理等你的直接匯報(bào)對(duì)象，抄送給大領(lǐng)導(dǎo)、兄弟部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、自己項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員。

如果日?qǐng)?bào)的內(nèi)容比較敏感，建議內(nèi)部日?qǐng)?bào)和外部日?qǐng)?bào)分開(kāi)寫(xiě)、分開(kāi)發(fā)。千萬(wàn)不能把敏感內(nèi)容暴露給客戶。

如果是海外項(xiàng)目，切記，只要郵件群組里有老外，一定要寫(xiě)雙語(yǔ)日?qǐng)?bào)。否則寧可不發(fā)。

還有一點(diǎn)，要善于使用郵件的“密送”功能。有些內(nèi)容，不想讓對(duì)方覺(jué)得你在“打小報(bào)告”，就可以使用密送功能。這可不是教你詐，這是職場(chǎng)常見(jiàn)的一種工作方式。

好啦，以上就是關(guān)于日?qǐng)?bào)的一些經(jīng)驗(yàn)技巧。

正如文章開(kāi)頭所說(shuō)，日?qǐng)?bào)是職場(chǎng)人士的一項(xiàng)重要工作，它的作用遠(yuǎn)比想象中要大。以小棗君多年來(lái)的人才培養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)，越是日?qǐng)?bào)寫(xiě)得細(xì)致的人，越是關(guān)注細(xì)節(jié)的人。這種人工作謹(jǐn)慎，思慮周全，任務(wù)管理有序，能夠迅速在工作中脫穎而出，得到晉升和提拔，擔(dān)當(dāng)大任。所以，希望大家都能重視日?qǐng)?bào)，寫(xiě)好日?qǐng)?bào)，也希望這篇文章能給大家?guī)?lái)幫助。

免責(zé)聲明：本文內(nèi)容由21ic獲得授權(quán)后發(fā)布，版權(quán)歸原作者所有，本平臺(tái)僅提供信息存儲(chǔ)服務(wù)。文章僅代表作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表本平臺(tái)立場(chǎng)，如有問(wèn)題，請(qǐng)聯(lián)系我們，謝謝！