如何在不影響發(fā)展的情況下降低數(shù)據(jù)成本

在過去的十幾年中，數(shù)據(jù)已成為區(qū)分企業(yè)優(yōu)劣的主要依據(jù)。冠狀病毒(COVID-19)大流行無疑使數(shù)據(jù)的價(jià)值越來越高，因?yàn)檫@樣的大流行可以促使企業(yè)，政府和衛(wèi)生專業(yè)人員將目標(biāo)轉(zhuǎn)向旨在保護(hù)和挽救生命的各種干預(yù)措施?，F(xiàn)在，冠狀病毒危機(jī)所造成的經(jīng)濟(jì)后果威脅著組織的健康，因此數(shù)據(jù)將再次發(fā)揮重要作用。

盡管領(lǐng)導(dǎo)者們可以放心的是組織已經(jīng)從大流行中先后復(fù)蘇，差別體現(xiàn)在數(shù)字化方面，正當(dāng)他們努力確保組織的財(cái)政基礎(chǔ)并了解新的增長來源，他們不得不回答大量問題：哪些部門和領(lǐng)域?qū)⑼苿有枨?哪里需要頻繁接觸供應(yīng)鏈?對于更熱衷于數(shù)字化且很可能繼續(xù)需要遠(yuǎn)程且靈活的籌劃的客戶群和員工隊(duì)伍，為他們提供服務(wù)的最佳方法是什么?

要回答這些問題就需要大量的數(shù)據(jù)并且具備高效使用這些數(shù)據(jù)的專業(yè)知識。企業(yè)將不得不對來源不一的信息進(jìn)行建模，在更多渠道上應(yīng)用洞察并持續(xù)進(jìn)行這些工作，同時(shí)確保數(shù)據(jù)沒有受到污染，隱私受到保護(hù)以及合規(guī)性方面的責(zé)任符合要求。

培養(yǎng)能做到上述要求的能力則要付出一定的代價(jià)。大多數(shù)公司不得不將其數(shù)據(jù)架構(gòu)現(xiàn)代化，從新的源頭獲取數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)各種算法對數(shù)據(jù)進(jìn)行建模并從中獲得洞察，雇用或培養(yǎng)人才來做這一切。這一切代價(jià)可大可小，從中型組織花費(fèi)數(shù)億美元到大型公司花費(fèi)數(shù)十億美元等等。在冠狀病毒危機(jī)發(fā)生前，許多組織都計(jì)劃要在數(shù)據(jù)上投入更多的錢，而這場危機(jī)則很可能使這種需求只增不減。由于組織的收入已經(jīng)受到了這次大流行的影響，企業(yè)可能很想知道在哪里可以找到滿足資金需求的資源。

令人驚訝的是，答案可能來自更好地管理數(shù)據(jù)。將更大的管理規(guī)則應(yīng)用于經(jīng)常擴(kuò)展數(shù)據(jù)架構(gòu)，數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)使用實(shí)踐的這一做法可以節(jié)省大量資金。我們的客戶工作表明，只要在五個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)更高的可見性，標(biāo)準(zhǔn)化和監(jiān)督，公司就可以恢復(fù)并重新部署其當(dāng)前數(shù)據(jù)支出的35%。更為理想的情況是，人們提出的許多改進(jìn)都可以快速得到應(yīng)用。在我們所經(jīng)歷的例子中，各大企業(yè)在半年內(nèi)節(jié)省的開支就達(dá)到兩位數(shù)的百分值。從長遠(yuǎn)來看，將這些變革制度化并擴(kuò)大這些變革可以帶來更大的收益。

數(shù)據(jù)也許非常多，但管理數(shù)據(jù)并不便宜

由于成本分散在整個(gè)企業(yè)中，許多組織并不知道自身在數(shù)據(jù)上花了多少錢。例如，第三方數(shù)據(jù)支出可能由業(yè)務(wù)部門的預(yù)算來承擔(dān)，報(bào)告成本則由相關(guān)的公司職能來承擔(dān)，而數(shù)據(jù)架構(gòu)方面的支出則由IT來管理。

這些成本合在一起時(shí)，數(shù)字可能會令人震驚。例如，一家運(yùn)營成本高達(dá)50億美元的中型機(jī)構(gòu)在第三方數(shù)據(jù)采購，架構(gòu)，治理和消費(fèi)方面的數(shù)據(jù)支出超過2.5億美元。這四個(gè)支出領(lǐng)域的數(shù)據(jù)成本的構(gòu)成則因行業(yè)而異。例如，包裝消費(fèi)品等不直接與客戶互動的行業(yè)在數(shù)據(jù)采購上的相對支出往往比較高。但是結(jié)果仍然不變，即在大多數(shù)組織中，管理數(shù)據(jù)是成本大頭。

因此解決這一分散化問題就可以快速取得成效。數(shù)據(jù)源，體系結(jié)構(gòu)，治理和使用方面的有針對性的改進(jìn)有助于公司減少浪費(fèi)和人力工作并可以更輕松地獲取高質(zhì)量數(shù)據(jù)。這些努力可以在短期內(nèi)將年度數(shù)據(jù)支出減少5%到15%。從長遠(yuǎn)來看，公司可以加倍節(jié)省成本，其方法是對核心流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和自動化，集成各種先進(jìn)技術(shù)并引進(jìn)新的工作方式。為了獲得這些好處，以下是領(lǐng)導(dǎo)者們必須做的四件事。

優(yōu)化第三方數(shù)據(jù)采購

美國一家地方銀行在算完賬后發(fā)現(xiàn)它每年大約花費(fèi)1億美元來獲取信貸風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)，市場數(shù)據(jù)以及其它外部數(shù)據(jù)。為了資助更廣泛的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型，該行必須降低這筆開銷。該行首先清點(diǎn)了其許可的所有不同數(shù)據(jù)及其使用頻率。它發(fā)現(xiàn)，少數(shù)第三方數(shù)據(jù)源占所有用量的大頭;它還發(fā)現(xiàn)，不需要實(shí)時(shí)獲取更新的人正在使用大部分?jǐn)?shù)據(jù)。銀行可以將數(shù)據(jù)成本削減多達(dá)20%，其方法是消除未使用和未充分利用的數(shù)據(jù)饋送，按數(shù)據(jù)訪問來定義更清晰的權(quán)限，使信用風(fēng)險(xiǎn)評分和其他專有數(shù)據(jù)被重用更長的時(shí)間，

這些細(xì)致周到的措施可以減少不必要的第三方支出。修改現(xiàn)有供應(yīng)商合同并為最常用的數(shù)據(jù)饋送設(shè)置使用上限，這樣就可以帶來更多收益。后來，由于大量合同需要續(xù)簽，公司可以將其獲得的價(jià)值和價(jià)格與其它數(shù)據(jù)源(數(shù)量正在迅速增長的數(shù)據(jù)源)進(jìn)行比較，從而找到最合適的價(jià)格并議定最優(yōu)惠的條款。

我們還建議建立一個(gè)由業(yè)務(wù)部門和職能級別的網(wǎng)守(gatekeeper)組成的中心供應(yīng)商管理團(tuán)隊(duì)，以監(jiān)督數(shù)據(jù)訂閱，使用條款和續(xù)訂日期。憑借適當(dāng)?shù)牟少徍蜆I(yè)務(wù)贊助，該團(tuán)隊(duì)有助于管理公司對第三方數(shù)據(jù)的需求并優(yōu)化供應(yīng)商協(xié)議。

簡化數(shù)據(jù)架構(gòu)

有一家先進(jìn)的全球銀行在整個(gè)業(yè)務(wù)的不同孤島中擁有600多個(gè)數(shù)據(jù)存儲庫。管理這些存儲庫使該行每年損失20億美元。由于該行意識到這是不可持續(xù)的，它成立了由首席信息官和相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人組成的聯(lián)合企業(yè)數(shù)據(jù)架構(gòu)團(tuán)隊(duì)。他們一致同意將數(shù)據(jù)環(huán)境簡化為40個(gè)唯一的域并將“黃金資源”存儲庫標(biāo)準(zhǔn)化，從而使其能夠縮小規(guī)模并在某些情況下完全停用數(shù)據(jù)存儲庫。這樣的精簡節(jié)省了4億多美元的年度數(shù)據(jù)成本，同時(shí)還提高了數(shù)據(jù)質(zhì)量，使該行更容易更新系統(tǒng)并將洞察整合到流程中。

許多成熟的組織也像這家銀行一樣因數(shù)據(jù)存儲庫七零八散而困擾。存儲和維護(hù)這些工具可能會消耗掉平均IT預(yù)算的15%到20%。由于數(shù)據(jù)管理協(xié)議沒有充分標(biāo)準(zhǔn)化，這也可能帶來驗(yàn)證方面的麻煩，團(tuán)隊(duì)因?yàn)橐獙ふ宜璧男畔⒍速M(fèi)時(shí)間，當(dāng)他們用錯數(shù)據(jù)時(shí)，他么會發(fā)現(xiàn)錯誤越來越多。為了獲得所需的績效，組織必須重新討論其核心數(shù)據(jù)體系結(jié)構(gòu)。

短期來看，組織可以通過優(yōu)化基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)來節(jié)省成本，例如，它們可以將歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到低成本存儲中，提高服務(wù)器利用率或不再續(xù)簽服務(wù)器合同。此外，公司可以認(rèn)真研究整個(gè)體系結(jié)構(gòu)開發(fā)的產(chǎn)品組合，放緩或停止優(yōu)先級較低的項(xiàng)目，同時(shí)還可以減少高成本供應(yīng)商資源的部署。同樣，公司不必等待目標(biāo)架構(gòu)來從其數(shù)據(jù)中獲得價(jià)值。應(yīng)用程序編程接口(API)的更廣泛使用可以使企業(yè)將深埋于遺留系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)投入工作而不必設(shè)計(jì)昂貴的自定義工作流。

長遠(yuǎn)來看，更為大膽的，具有轉(zhuǎn)型意義的變革可以節(jié)省更多的錢。例如，將數(shù)據(jù)存儲庫遷移到通用的現(xiàn)代數(shù)據(jù)平臺(如數(shù)據(jù)湖)并將基礎(chǔ)設(shè)施變?yōu)橐栽茷橹行牡脑O(shè)計(jì)，使公司將遺留環(huán)境合理化并降低處理計(jì)算和存儲高峰所需的平均容量。此外，組織可以發(fā)起各種變革，從而更廣泛地提高生產(chǎn)力，例如，采用各種指標(biāo)和記分卡來提高績效，將需要人工介入的活動自動化并將某些資源近包或外包。

設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)治理以實(shí)現(xiàn)價(jià)值

有一家領(lǐng)先的礦業(yè)公司擁有數(shù)百個(gè)運(yùn)營數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)源分散在多地的小倉庫中。該公司每創(chuàng)建一個(gè)新的分析用例或數(shù)字應(yīng)用程序都需要花數(shù)月時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)提取、數(shù)據(jù)清理和數(shù)據(jù)管道工程設(shè)計(jì)，因?yàn)樗鼛缀鯖]有數(shù)據(jù)文檔和通用的標(biāo)準(zhǔn)可用。該公司啟動了一項(xiàng)集成的技術(shù)現(xiàn)代化計(jì)劃，該計(jì)劃涉及從內(nèi)部部署到基礎(chǔ)的云優(yōu)先方法的轉(zhuǎn)變以及一個(gè)數(shù)據(jù)操作模型，該模型基于聯(lián)合的，標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)架構(gòu)和規(guī)范的基于域的數(shù)據(jù)治理而擴(kuò)建。這樣就可以創(chuàng)建可重用，可持續(xù)和易于訪問的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，從而大大減少數(shù)據(jù)工程的時(shí)間并提高應(yīng)用程序的穩(wěn)定性和可維護(hù)性。數(shù)據(jù)域以用例和價(jià)值回饋的方式與業(yè)務(wù)一起得到開發(fā)和實(shí)施。

我們的研究表明，這個(gè)例子并非異常。如果沒有清晰的可用數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)用戶可能要花費(fèi)30%到40%的時(shí)間來搜索數(shù)據(jù)，如果沒有可靠的數(shù)據(jù)控件，他們可能將20%到30%的時(shí)間用于數(shù)據(jù)清理。而高效的數(shù)據(jù)治理可以減少這類麻煩。建立數(shù)據(jù)字典，創(chuàng)建可追溯的數(shù)據(jù)沿襲并實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，這些做法可以顯著提高生產(chǎn)力和績效。

同時(shí)，公司不想施加太多的限制而導(dǎo)致治理本身成了一個(gè)代價(jià)高昂的障礙。只要關(guān)注范圍，將嚴(yán)謹(jǐn)性與風(fēng)險(xiǎn)結(jié)合起來并應(yīng)用技術(shù)，組織就可以幫忙取得適當(dāng)?shù)钠胶?。我們建議組織根據(jù)需求，價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)來確定工作重點(diǎn)，而不是試圖治理所有的數(shù)據(jù)源和使用。例如，先進(jìn)的組織往往會限制數(shù)據(jù)治理的范圍，如少于50個(gè)報(bào)告和2000個(gè)數(shù)據(jù)元素。

考慮到合規(guī)性和其他需求，組織必須做出調(diào)整，搞清楚哪些活動需要最嚴(yán)格的數(shù)據(jù)協(xié)議，哪些活動僅需要基本的數(shù)據(jù)衛(wèi)生。例如，營銷組織可能希望對敏感的客戶數(shù)據(jù)采用比事件計(jì)劃數(shù)據(jù)庫更為穩(wěn)健的控件。組織在所有的功能間取得平衡—;—;從數(shù)據(jù)字典的廣度和深度到應(yīng)用數(shù)據(jù)控件的頻率和精度。例如，有一家北美銀行在數(shù)據(jù)沿襲上(data lineage)花費(fèi)了1億多美元，它通過縮減所需的粒度(從數(shù)據(jù)元素級別到數(shù)據(jù)饋送級別的粒度)并在數(shù)據(jù)元素樣本中進(jìn)行交易測試來做出補(bǔ)償。

善用技術(shù)還可以提高績效和成本。有一家北美銀行的反洗錢(AML)流程的誤報(bào)率高達(dá)95%。該銀行的40人反洗錢團(tuán)隊(duì)為了找出這些誤報(bào)的案例而不堪重負(fù)。為了解決這個(gè)問題，首席數(shù)據(jù)官們嚴(yán)格遵守機(jī)器學(xué)習(xí)模型的合規(guī)性和分析，該模型減少了誤報(bào)次數(shù)并將反洗錢帳戶審核工作減少了75%。

簡化數(shù)據(jù)消耗

根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)每天生成的報(bào)告中有30%到40%幾乎毫無價(jià)值。有些是重復(fù)的，有些則沒有得到使用，結(jié)果浪費(fèi)了大量資源。

為了更高效地管理消費(fèi)，一流的公司按主題制定各種報(bào)告，例如商業(yè)報(bào)告和董事會報(bào)告。然后，他們會重新設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)收集流程，將管道自動化，研究新的方法來對數(shù)據(jù)進(jìn)行建模和可視化并以無紙化方式部署各種成果?？焖俚脑椭谱骱蜏y試周期完善了報(bào)告生成過程。這種整體方法有助于在整個(gè)組織中將生產(chǎn)綜合起來，從而確保生成的報(bào)告和度量標(biāo)準(zhǔn)都十分高質(zhì)量并且無需花費(fèi)太多精力來打理。有一家歐洲銀行使用此類方法將報(bào)告數(shù)量減少了80%并將與報(bào)告相關(guān)的成本減少了60%。

組織可以通過自助服務(wù)為員工提供商業(yè)智能功能，從而獲得更多收益。其余的業(yè)務(wù)智能資源則可以專注于更復(fù)雜的報(bào)告需求和問題補(bǔ)救措施。

采用數(shù)據(jù)驅(qū)動的方法來優(yōu)化其他職能部門的成本

組織不僅可以通過兩種方式來節(jié)省成本，即提高數(shù)據(jù)功能內(nèi)的效率和性能或應(yīng)用數(shù)據(jù)來確定業(yè)務(wù)其他部門的潛在成本節(jié)約。采購是一個(gè)特別有前景的領(lǐng)域。例如，只要使用人工智能，企業(yè)就可以檢測到不同地點(diǎn)的高于平均水平的能源消耗率或非典型的出行成本的規(guī)律，然后利用這些洞察，就如何獲得更高的效率提供建議。同樣，專用算法可以掃描各種發(fā)票、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、合同數(shù)據(jù)和服務(wù)使用情況，從而發(fā)現(xiàn)基本支出中的異常情況。在某些組織中，這種做法有助于降低總采購成本，降幅高達(dá)10%。例如，有一家歐洲家庭電器制造商使用高級分析功能掃描了5000家供應(yīng)商的1200萬張發(fā)票，從而發(fā)現(xiàn)了將總成本降低7.8%的機(jī)會。

調(diào)動降低數(shù)據(jù)成本的計(jì)劃

組織實(shí)施數(shù)據(jù)成本削減計(jì)劃的程度和速度取決于其戰(zhàn)略目標(biāo)和當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。有些企業(yè)可能希望將節(jié)省出來的大部分?jǐn)?shù)據(jù)成本算到利潤里。另一些企業(yè)可能希望盡快將自身的功能現(xiàn)代化。無論速度是快是慢或規(guī)模是大是小，我們建議組織通過以下工作來奠定基礎(chǔ)：

要重視數(shù)據(jù)成本，將其視為一項(xiàng)跨職能的工作重點(diǎn)。首席財(cái)務(wù)官(CFO)、首席采購官、業(yè)務(wù)主管以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)和技術(shù)負(fù)責(zé)人需要參與進(jìn)來。有這樣一群人的支持非常重要，因?yàn)榇蠖鄶?shù)數(shù)據(jù)成本通常不是由數(shù)據(jù)組織內(nèi)部負(fù)責(zé)的，很多情況下是共同監(jiān)督的。 創(chuàng)建當(dāng)前支出的清晰視圖。制定跨職能的基準(zhǔn)，該基準(zhǔn)必須同時(shí)考慮到直接成本(例如，硬件和軟件的許可費(fèi)以及數(shù)據(jù)辦公室員工的報(bào)酬)和間接成本(例如，管理和補(bǔ)救數(shù)據(jù)質(zhì)量，手動編制用于月度報(bào)告的數(shù)據(jù)所涉及的高效的相當(dāng)于全職人員的人)。 盡早估算潛在價(jià)值以吸引注意力。通過預(yù)期的影響和可行性快速發(fā)現(xiàn)各種省錢的機(jī)會并確定其大小和輕重緩急。著力于最大的機(jī)會，而不是探索各種可能性。 為此工作指定明確的負(fù)責(zé)人。這樣可以確保有人負(fù)責(zé)和執(zhí)行高效的協(xié)調(diào)工作。在許多組織中，數(shù)據(jù)成本計(jì)劃由數(shù)據(jù)組織內(nèi)的負(fù)責(zé)人在首席數(shù)據(jù)官的監(jiān)督下進(jìn)行管理。

減少數(shù)據(jù)成本的計(jì)劃除了可以帶來近期的收入影響外還可以創(chuàng)建更高效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。當(dāng)這些組織在冠狀病毒流行時(shí)嶄露頭角時(shí)，這些付出將使組織能更快地進(jìn)行轉(zhuǎn)型并使他們準(zhǔn)備好長期保持領(lǐng)先地位。