職場必備：高效撥打工作電話技巧

導(dǎo)語：打電話絕對(duì)不是簡單活兒，既是一門技術(shù)，也是一門藝術(shù)，如何通過聲音打動(dòng)別人耳朵，有許多地方需要注意的，下面介紹一些打電話技巧，讓你成為打電話高手。

一、挑選通話時(shí)間

每個(gè)人的工作習(xí)慣、工作時(shí)間都各不相同。比如，一般來說身處管理層的人可能需要參與更多 的會(huì)議，而日常工作也更加繁忙;所以，給他們打電話的時(shí)候，很可能最好把通話時(shí)間安排在上班時(shí)間開始的半個(gè)小時(shí)之內(nèi)。因?yàn)樗麄兺ǔＩ习嗍菧?zhǔn)時(shí)的，而半小時(shí) 之后他們要么去參加會(huì)議去了，要么就在忙于處理其他事情。而另外一些人(尤其那些與設(shè)計(jì)相關(guān)的工作人員)往往是夜貓子，上午11點(diǎn)之前給他們打電話很可能會(huì)令他們大為光火;而在凌晨給他們打電話他們卻又不見得覺得意外。

一個(gè)良好的習(xí)慣是在電話簿中添加新紀(jì)錄的時(shí)候，加上一條備注，記下此人通常情況下方便接 電話的時(shí)間。另外一個(gè)建議是，在無法確定對(duì)方是否方便接電話的時(shí)候，先發(fā)一條短信過去，問“請(qǐng)問方便接電話么?我是×××，有關(guān)×××的事兒找您。”其實(shí) 最好把這樣一條短信的模板保存在手機(jī)中，以備隨時(shí)調(diào)用。

二、提前準(zhǔn)備通話內(nèi)容

做任何事情都最好提前做足功課——哪怕像打電話這樣的“小事”。比如，對(duì)不同的人可能要采取不同的表達(dá)方式——僅靠“隨機(jī)應(yīng)變”這通常很難做好。所以要提前做準(zhǔn)備。

最令人厭煩的電話是那種剛剛放下兩秒鐘電話鈴又響起來，而后聽對(duì)方說“真不好意思，剛剛忘了……” 這樣的時(shí)候，我想很多人都是在很禮貌地回答“沒關(guān)系”的同時(shí)早已在心中把對(duì)方默默地劃入“不靠譜”那個(gè)分類中去……

一個(gè)良好的習(xí)慣是在電話旁邊隨時(shí)擺上一個(gè)便簽簿。打電話之前，把通話要點(diǎn)羅列在紙上。每 溝通過其中一條之后就在之前打勾，這樣可以確保通話邏輯清晰，避免遺漏重要信息。而通話過程中，對(duì)方所提供的信息也可能要隨手記錄，相信我，大多數(shù)人的記 憶力是不可靠的。生活中去超市買東西回來之后發(fā)現(xiàn)少買了一兩樣，頂多生一會(huì)兒悶氣就算了，但是工作中遺漏了一點(diǎn)東西卻可能讓你失業(yè)，進(jìn)而甚至連續(xù)好幾個(gè)月 都沒可能再去超市買東西。

用移動(dòng)電話更多的人，真的很有必要隨身攜帶紙筆。把電話、紙筆放在一起，放在一個(gè)單獨(dú)的 口袋里，可以節(jié)約很多時(shí)間。有多少次你看到這樣的場景：有人手忙腳亂地翻著包，脖頸中夾著手機(jī)，嘴里說著“您等一下……對(duì)不起……”弄不好你接下來看到的 是那人好不容易找到紙筆卻發(fā)現(xiàn)筆是不能用的……

三、電話沒有撥通怎么辦

如果工作電話沒有撥通，那么最好用手機(jī)給對(duì)方發(fā)個(gè)短信，簡要說明一下事由——尤其是當(dāng)你 用公司的電話(分機(jī)通過總機(jī))撥出去找人沒找到的時(shí)候。對(duì)方可能因?yàn)榉N種原因錯(cuò)過了電話，而等他回?fù)苓^來的時(shí)候卻只能撥到總機(jī)，而因?yàn)樗恢婪謾C(jī)號(hào)碼而 不可能找到你。這是個(gè)極其簡單的“要想辦法站在對(duì)方角度思考”的實(shí)例，可你會(huì)與我一樣無比驚訝地發(fā)現(xiàn)99%的人不懂得正確的做法。很多人因這樣簡單的陷阱而耽誤很多事情錯(cuò)過很多機(jī)會(huì)卻又全然不自知。

四、切莫自以為是

不要誤以為對(duì)方一定在手機(jī)里存有你的電話號(hào)碼，不要誤以為對(duì)方一定會(huì)一下子聽出你的聲音 ——哪怕是再熟悉的同事。對(duì)方可能最近剛剛丟過手機(jī)，所以通訊簿正在恢復(fù)階段;對(duì)方也可能正身處嘈雜的環(huán)境，無法聽清你的聲音……最莫名其妙的電話開場白 就是“是我……”，更有甚者，有些人自以為是到連這兩個(gè)字都不說。私人電話也就算了，工作電話切忌如此。與聯(lián)絡(luò)不是很頻繁的工作相關(guān)人員短信的時(shí)候，在末 尾加上姓名是并不麻煩并能省掉很多麻煩的好習(xí)慣。

五、定期整理備份電話簿

電話丟失是常見的事情。一個(gè)電話的價(jià)格倒無所謂了，要命的是電話簿。今天，大多數(shù)人的手 機(jī)里都存有幾百個(gè)電話號(hào)碼，有些人甚至連家里的電話號(hào)碼都記不住。電話簿的丟失或者損壞不僅損失難以估量，并且是特別尷尬的事情，要不停地這樣回短信： “對(duì)不起，我的電話簿壞了，請(qǐng)問你是……?”

要養(yǎng)成定期備份電話簿的習(xí)慣。挑選一款能夠與電腦方便地連接的手機(jī)很重要，不要選用那種必須使用特殊連接線才行的手機(jī)。如果你使用的電腦是Windows操作系統(tǒng)，建議你選擇ppc智能手機(jī)，比如dopod;如果你使用的電腦是Mac，那么可以選擇iPhone——當(dāng)然這只是建議，每個(gè)人的偏好不同。然而使用能夠與電腦很方便地同步的手機(jī)的巨大好處在于你的電話簿中可以很方便地保存更多除了電話號(hào)碼之外的附加信息。