ISO9000標準下的干部檔案管理模式

引言

ISO9000標準是國際標準化組織制定的質量管理和質量保證國際標準。在高職辦學過程中，其首要遵循的原則就是以顧客（學生）為關注焦點，其次就是領導作用。由此可見，干部人事檔案的管理，是高職院校管理工作的核心內容之一，在辦學管理過程中具有舉足輕重的地位和作用。

1引入ISO9000標準管理檔案的必要性

近年來，隨著干部人事制度及高職辦學改革的不斷深入,人才的競爭擇優(yōu)和正常的流動機制正在形成，高職教育的發(fā)展，行業(yè)認可是其生命線。只有增強質量管理和質量保證意識，運用科學發(fā)展觀思想，加強學院內涵建設，才能贏得行業(yè)的認可和自身更大的發(fā)展空間。引入ISO9000質量管理體系，就是構建內部質量管理平臺，更新學院的質量管理觀念，使質量管理從經驗型、粗放型逐步向規(guī)范化、科學化、人本化發(fā)展，做到決策科學化、工作規(guī)范化、改進制度化、服務自覺化。然而，目前的傳統(tǒng)干部檔案管理仍然存在著不足之處。

1.1傳統(tǒng)檔案材料的真實性。

材料真實是干部檔案存在的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎。當前的檔案材料在審查時往往把關不嚴，缺乏過程管理意識，導致責任承擔不明，幾經波折的檔案資料往往受人質疑，嚴重影響了廣大干部的工作積極性，也使檔案材料的信服力及其價值受到質疑。

1.2檔案價值的充分發(fā)揮

在傳統(tǒng)的人事管理模式上，干部檔案往往以個人履歷為主，而能夠反映教職工個人素質、工作能力、技術特長、業(yè)績變化的各種培訓、進修等方面的材料則少之又少，普遍存在檔案管理不完善、規(guī)章制度不健全等問題。這直接導致干部檔案可用性不足，檔案價值不能得到充分發(fā)揮。

1.3檔案材料的時效性

從微觀意義上來看，干部檔案都是一個信息集合體，包括個人素質、工作能力、技術特長等原始信息記錄，可以為組織人事部門系統(tǒng)地考察個人的“德勤績能效”提供參考依據,及時分析個人性格及能力特點，為客觀公正地選拔和使用干部提供重要的信息支持。從宏觀角度來看，整個單位或地區(qū)所有的干部人事檔案信息，綜合起來就是一個人力資源信息庫。它能使組織準確、及時地掌握人才隊伍的數量、質量、結構、分布等重要數據信息，提高人才宏觀管理水平，為制定人才引進計劃和發(fā)展規(guī)劃，促進人才資源合理配置提供及時的宏觀信息支持。

ISO9000標準在高校干部檔案管理中的可行性

2.1理論層面的指導性

ISO9000質量標準是國際標準化組織頒布的關于質量管理和質量保證方面的系列標準，已被近100多個國家和地區(qū)等同或等效采用，我國自1988年等效采用該標準，1992年改為等同采用。因此，將ISO9000質量管理體系引入高校干部檔案管理工作中，可為干部管理工作的科學化提供很好的操作平臺。通過干部檔案管理，促使高職院校各方面的工作形成一個有機整體，實現高校人才資源的高效率和高可用性。

2.2實踐層面的可行性

ISO9000質量管理模式是在全面質量管理理論和實踐基礎上發(fā)展起來的質量管理新模式，其核心精神是把質量管理從傳統(tǒng)的強調對結果（產品）的評估轉變?yōu)橹匾晫^程實施的控制。目標管理體系是只作宏觀目標（如質量方針、質量目標）的制約，強調的是要達到的目標，而過程管理體系是基于達到質量目標的微觀過程的控制，強調的是過程。因此，過程管理是對形成最終結果（產品）的全過程實施過程控制，對影響質量的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)測、糾錯、反饋、修正，增加管理的透明度，消除由于管理上的無序而滋生的生產力效率低下，保障管理的計劃性、落實性和有效性，以確保所有過程質量管理均在嚴格的監(jiān)控之下進行。因此，高職院通過檔案管理可使各方面的工作形成一個有機整體，充分發(fā)揮高職院?！半p師”型人才資源優(yōu)勢，更好地服務于地方經濟發(fā)展。

ISO9000標準下的干部檔案管理方式

3.1分級保管

對ISO9000標準下高校人事部門的檔案管理，要遵循文件的整理原則，即遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。ISO9000標準檔案管理活動，也是按人力資源管理規(guī)律進行的。在日常的教學活動及行政辦公過程中形成了種類多、數量大的教學文件與工作記錄，對于能反映教工個人素質、工作能力、技術特長等檔案文件、考察性的訪談記錄和認證性的記錄，要區(qū)別它們的價值，分別整理、歸檔保管，其最終目的是便于組織人事部門系統(tǒng)地考察個人的“德勤績能效”，更好地為客觀公正地選拔和使用干部提供重要的信息支持。

3.2分階段歸檔

高校從申請貫徹ISO9000標準，到通過認證，至證書有效期滿，形成的檔案來自三個階段：第一階段的認證檔案材料來自高校人事組織部門從開始申請到簽定合同所形成的文件檔案；第二階段的認證檔案材料來自認證機構的審核人員根據審核工作程序，對高校人事組織部門進行現場審核，通過認證所形成的檔案材料；第三階段的檔案材料來自高校人事組織部門獲得認證書后，根據國際有關規(guī)定，在證書有效期內，認證機構的審核人員每年度所進行的監(jiān)督檢查及復審、再復審所形成的檔案材料。從申請到通過認證的時間長短不定，獲證以后審核人員進行再次監(jiān)督檢查的時間一般為一年次，但具體時間也要根據實際情況來確定。因此，要加強對認證檔案材料的管理工作，就必須要求認證部門的工作人員將每次審核的認證檔案分階段及時歸檔。

3.3其他工作和訪談記錄的分階段歸檔

ISO9000標準下的高校工作、訪談記錄的形成，也是按照高職辦學特點及教學管理規(guī)律，在教學管理活動中產生的,一般以學期、學年進行整理歸檔。為了確保ISO9000標準下干部檔案齊全和完整，要建立一定的工作體制，加強對認證部門檔案工作的領導和指導，并要在認證部門專設一名檔案管理人員。進行認證的高校人事組織部門要將干部檔案工作納入計劃管理制度和部門有關人員職責范圍之中，使認證工作一開始就與建立認證檔案工作同步進行。檔案管理人員根據高校本部門審核情況，隨時收集認證文件材料，將認證主要材料及時向人事組織部門歸檔，并指導、檢查本部門其他人員對工作、訪談記錄的整理以及在本部門保存。

4引入ISO9000質量管理體系的實施過程

在高校干部檔案管理工作中推行過程管理體系本身就是一項復雜的系統(tǒng)工程，但這項工程一旦建立起來，其受益者是師生、學校和整個社會。高校干部檔案工作中引入ISO9000質量管理體系的實施過程的關鍵環(huán)節(jié)涉及到編制質量管理體系文件，這是進行質量管理和質量控制的立法工作，因此，干部檔案工作質量管理體系文件既要符合標準要求，又要適合高校人事工作實際，便于操作和檢查。編寫高校干部檔案管理工作質量管理體系文件是一項極其重要的基礎性工作，它關系到今后體系運行的符合性和有效性程度。ISO9000質量管理體系使用的文件類型包括質量方針和質量目標、質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質量記錄等。按照其具體要求，高校人事工作質量管理體系應由四個層次的文件所構成。

4.1干部工作質量手冊

干部工作質量手冊是規(guī)定高校人事工作質量管理體系的重要文件，是質量管理體系文件的重要組成部分。按照質量管理原則，高校干部工作質量手冊可以是各類人事工作管理文件的匯編，也可以按ISO9000編制為一本獨立的干部工作質量保證手冊。其相應的要素包括質量體系、管理職責、資源管理、產品實現以及持續(xù)改進。在上述要素控制的過程中，要注意統(tǒng)計技術的應用。高校干部工作質量手冊的建立應適合于高校人事組織工作的目的，包括滿足干部競聘工作的要求，干部工作持續(xù)改進的承諾，在此基礎上建立的質量方針，以及逐層制定、可測量、與質量方針一致并且滿足質量要求的質量目標。

4.2干部工作程序文件

質量管理體系中的程序文件是為體系中某項活動或過程規(guī)定的運行途徑，是引用程序文件質量手冊的支持性文件,是為體系中某項活動或過程所規(guī)定的運行途徑所進行的規(guī)定。其基本要素為6個形成文件的程序：文件控制程序、記錄控制程序、內部審核程序、不合格品控制程序、糾正措施控制程序以及預防措施控制程序。干部工作程序文件的形成過程應遵循質量管理模式的科學性，同時也要考慮到組織工作的復雜性和方向性。

4.3干部工作作業(yè)指導書

作業(yè)指導書是質量管理體系中作業(yè)文件的代表，是為指導某個具體活動或程序運行時所需步驟方法等細節(jié)性描述的可操作性文件。高校干部工作作業(yè)指導書是對組織工作相關程序文件的支持和對其中某一過程的細化，是對程序文件的一種補充，其制定應本著使高校人事工作有章可循的目的。

4.4干部工作記錄

干部工作記錄是質量管理體系文件中的一種特殊類型,是闡明質量管理體系所取得的結果或提供質量管理體系所完成活動的證據文件。由于組織工作的重要性，高校干部工作記錄應依照遵從標準要求，覆蓋標準要求，結合高校組織工作的實際情況，如實反映和體現體系的動作過程，并確保記錄的運作和填寫符合要求。

5結語

本文從理論與實踐兩個方面分別分析了IS09000標準在教學管理上運用的可行性，闡述了在IS09000標準下的高校干部檔案管理方式，為高校在IS09000標準下的干部檔案的管理提供了一定的借鑒。同時，完善的IS09000標準下的干部檔案管理，對高校的教育教學以及人力資源管理的提升,使高校干部人事檔案管理向“人才”管理的模式拓展，可以起到促進作用。

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